Termin vereinbaren
Projekterfolg durch realistisches Erwartungsmanagement
“Fertigstellung am besten bis gestern”
Lesedauer: 4–5 Minuten
Spätestens beim Abschluss eines Kunden-Projekts wird klar, ob Agentur und Kunde die gleichen Ziele verfolgt haben. War dies nicht der Fall, ist mit großer Wahrscheinlichkeit keiner der Beteiligten wirklich zufrieden mit dem Ergebnis. Damit diese Enttäuschung gar nicht erst aufkommen kann, ist ein gemeinsamer Konsens über gegenseitige Erwartungen von hoher Bedeutung. In diesem Artikel geben wir einen Einblick, wie wir bei Lichtblick mit dieser Herausforderung umgehen und auf was es dabei im Projektmanagement ankommt.
Risiken minimieren
Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements in Agenturen liegt darin, mögliche Risiken während des Projekt-Prozesses zu minimieren und eine vertrauensvolle Kooperation zu ermöglichen. Zu möglichen Risiken gehört zum Beispiel aufkommende Unzufriedenheit während des Projektes aufgrund schlechten Zeitmanagements oder anders erwarteter Ergebnisse. Diese Unzufriedenheit kann durch gute Kommunikation jedoch von vorneherein vermieden werden.
Agiles Projektmanagement
Zu Beginn eines Web-Projekts bei Lichtblick, werden die Leistungen und Projektziele in einem Angebot übersichtlich aufgelistet und die Projektplanung darauf basierend vorgenommen. Noch unklar ist zu diesem Zeitpunkt, wie die genaue Ausgestaltung von beispielsweise der neuen Website aussieht (Zielgruppe, konkrete Inhalte, Prozesse). Des Weiteren können, thematische Schwerpunkte im Rahmen des vereinbarten Aufwands (z.B. Analyse Zielgruppe, Beratung Positionierung, Unterstützung Prozessimplementierung) justiert werden. Jedes Projekt ist letztendlich individuell und die genaue Ausgestaltung kann nach Bedarf in gewissem Umfang angepasst werden. Dies ist ein Aspekt des bei uns praktizierten agilen Projektmanagements.
Kick-Off als Basis für das Projekt
Ist das Angebot vom Kunden unterschrieben und das Projekt beginnt, werden im gemeinsamen ersten Kick-Off die Erwartungen der Teilnehmer abgeglichen, um so den Projekterfolg und die Zufriedenheit sicher zu stellen. Diese erste, ausführliche Kommunikation beiderseitiger Erwartungen ist für den Verlauf des Projektes essentiell. Wie solch ein Kick-Off aussieht und was das Ergebnis für das nachfolgende Erwartungsmanagement bedeutet, erklären wir im Folgenden.
-
- Ganzes Projektteam einbinden
Im ersten, gemeinsamen Projekt-Kick Off sind alle Projektbeteiligten eingebunden. So können die verschiedenen Perspektiven und Ansprüche auf Kunden- und Agenturseite gemeinsam diskutiert werden und es kommt später nicht zu bösen Überraschungen, weil Verantwortliche ihre Meinung nicht kundtun konnten. Grundsätzlich gilt: Der Kunde kennt die eigenen Zielgruppen, Prozesse und Bedürfnisse am besten, daher wollen wir als Agentur den größtmöglichen Einblick erhalten, um die Chance für ein besonders erfolgreiches Projekt zu erhöhen. - Erwartungen kommunizieren
Im Rahmen einer Vorstellungsrunde notiert im Kick-Off jeder Teilnehmer seine Erwartungen an das Projekt und stellt diese kurz vor. So erfahren wir als Projektteam von Lichtblick wichtige Details über den Wissensstand der Teilnehmer, deren Rolle im Projektteam des Kunden, persönliche Interessen und Schwerpunktes owie Kriterien für den (Miss-) Erfolg des Projekts. - Erwartungen festhalten
Ein nicht unwesentlicher Punkt für ein realistisches Erwartungsmanagement ist die ausführliche Dokumentation der Erwartungen zu Beginn des Projektes. In digitalen Workshops nutzen wir dafür ein Online-Whiteboard Tool, in dem alle Beteiligten selbstständig Beiträge erstellen und sortieren können, sodass im Ergebnis eine gemeinsame Übersicht entsteht. Finden die Workshops in Präsenz statt, kommt stets unser Methodenkoffer mit verschiedenen Materialien zur Dokumentation zum Einsatz. Die visuelle Darstellung der Erwartungen hilft dabei, sich auf die wirklich wesentlichen und realistischen Ziele zu einigen und diese im Zweifel im Anschluss nachzuschärfen. - Sortieren und diskutieren
Im Diskussions- und Dokumentationsprozess übernehmen wir die Moderation und helfen dabei, die Erwartungen zu sortieren und mögliche Missverständnisse aus dem Weg zu räumen. Besonders wichtig ist auch die Priorisierung der Erwartungen und Projektziele. Was ist problemlos umsetzbar? Welche Vorstellungen können im geplanten Zeitraum realistisch umgesetzt werden? In der Regel werden die einzelnen Erwartungen gemeinsam nach der Ampel-Logik in drei Kategorien sortiert:
Grün: Diese Ziele werden in den Workshops oder im späteren Projektverlauf berücksichtigt.
Orange: Im Rahmen des Projekts werden Einblicke in dieses Thema gegeben aber die Ausarbeitung und Umsetzung müssten in einem eigenen Projektrahmen stattfinden (z.B. SEO-Strategien, KPI-Konzepte zur Performanzmessung)..
Rot: Diese Themen oder Erwartungen können und sollen im gegenwärtigen Projekt nicht erfüllt werden. - Gleiche Ausgangslage
Ziel des ausführlichen Abgleichs von Erwartungen aller Projektbeteiligten ist ein gemeinsamer Konsens auf dem die nachfolgende Projektarbeit basiert. Dieser ist ausschlaggebend für eine zielgerichtete, effiziente Kommunikation während des gesamten Projekts. Wenn die Projektmanager auf beiden Seiten wissen was voneinander erwartet wird, sinkt das Risiko für Konflikte, Misserfolge und Unzufriedenheit.
- Ganzes Projektteam einbinden
Fazit: Kommunikation ist Key
Bei uns gilt nicht nur für den Kick-Off Workshop: Keine Angst vor zu vielen Fragen! Gerade zu Beginn des Projektes kann es nicht “zu viel” Kommunikation geben, sondern nur “zu wenig”. Für alle Beteiligten wird die Zusammenarbeit angenehmer, wenn sie wissen, was sie erwartet. Wir gehen individuell auf den Kunden ein und formulieren gegenseitige Erwartungen schon ganz zu Beginn. So gehen beide Seiten nur Versprechen ein, die sich auch halten können. Im weiteren Projektverlauf werden Abläufe transparent kommuniziert und geplant, sodass einem finalen Projekterfolg nichts mehr im Wege steht!
