Wer in einer Digitalagentur arbeitet, kennt das Gefühl: Das Projekt ist spannend, das Team motiviert – man will durchstarten, aber der Kalender sagt was anderes. Zwischen mehreren parallelen KundInnenprojekten, kreativen Phasen, Meetings und Feedbackrunden wird Planung schnell zur Herausforderung. Besonders dann, wenn es nicht nur um einzelne Aufgaben geht, sondern um den Gesamtblick auf verfügbare Ressourcen, Zeitbudgets und sich verändernde Prioritäten.
Von Listen zu echten Ressourcen: Warum wir unsere Prozesse in Teamwork neu gedacht haben
Wir bei Lichtblick arbeiten seit Jahren mit Teamwork und haben das Tool vor allem als Aufgaben- und Projektmanagement-Plattform genutzt. Doch mit wachsendem Team und immer mehr parallelen Projekten haben wir gemerkt: Was wir brauchen, ist nicht nur ein Tool für Aufgaben, sondern eines für übergeordnete Kapazitätenplanung.
Deshalb haben wir unsere Nutzung von Teamwork kürzlich um den neuen Workload Planner erweitert. Unser Ziel: Projekte und Auslastung vorausschauend planen, Transparenz im Team schaffen und weniger auf Zuruf organisieren müssen.
„Früher haben wir oft kurzfristig umgeplant und neu priorisiert. Jetzt sehen wir auf einen Blick auch mittel- und langfristig: Wer ist wann verfügbar? Wo entstehen Engpässe? Und wie realistisch ist das Gesamttiming?“
– Nadja Brandenburg, Product Ownerin bei Lichtblick Digital
Warum Ressourcenplanung mehr ist als eine Tabelle
Was Teamwork heute für uns leistet:
- Visualisierung der Auslastung auf Wochen- und Projektebene und damit Transparenz für die Geschäftsführung
- Zentrale Planung von Urlaubszeiten, Abwesenheiten & Blockern
- Echtzeit-Anpassungen bei kurzfristigen Verschiebungen
- Bessere Abstimmung zwischen Projektmanagement, Design, Text und Development
Das klingt erstmal technisch, ist aber im Alltag ein echter Gamechanger. Denn gute Planung heißt für uns nicht: mehr Kontrolle. Sondern: mehr Klarheit und bessere Kommunikation im Team.
Mehr Vertrauen durch transparente Prozesse
Besonders wertvoll ist die neue Planung auch in unseren Retrospektiven. Wir können heute viel besser reflektieren, warum bestimmte Timings funktioniert haben – oder eben nicht. Und vor allem: Wir lernen gemeinsam daraus. Denn Transparenz entlastet. Niemand muss mehr mit „gefühlten 120 % Auslastung“ jonglieren – stattdessen arbeiten wir mit realen Zahlen, die Entscheidungen nachvollziehbar machen.
Weniger Bauchgefühl, mehr Überblick
Der Slogan von Teamwork bringt es auf den Punkt: Plan with confidence – not guesswork.
Genau das erleben wir gerade. Für uns als Agentur heißt das:
- bessere Projektstarts durch klare Verantwortlichkeiten
- realistische Timings
- und ein Planungstool, das mit uns wächst
Fazit: Tools machen keinen Prozess – aber sie machen ihn sichtbar
Teamwork ist für uns mehr als ein Tool – es ist mittlerweile Teil unserer Arbeitsweise. Mit dem Ressourcen-Upgrade schließen wir eine Lücke, die im Agenturalltag schnell übersehen wird: Zeit ist nicht nur eine Deadline, sondern eine Ressource.
Und je besser wir diese gemeinsam planen, desto entspannter, zielgerichteter und erfolgreicher können wir zusammenarbeiten.
