Motiviert ins neue Projekt: Wie ein effektiver Kick-Off bei Brand‑, Web‑, und Lead-Projekten gelingt

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Der Beginn eines neuen Pro­jekts ist mehr als nur eine orga­ni­sa­to­ri­sche For­ma­li­tät: Er ist der emo­tio­na­le Funke, der das gesam­te Team moti­viert und die Wei­chen für den Erfolg stellt. Es ist der Moment, in dem Visio­nen geteilt, Erwar­tun­gen abge­gli­chen und die Begeis­te­rung für das gemein­sa­me Ziel ent­facht werden.

Nach­dem ein neues Pro­jekt von unse­rer Sales-Abtei­lung an unse­re Pro­jekt­lei­ter über­ge­ben wurde, stel­len diese ein Pro­jekt­team aus Stra­te­gie, Design und Tech­nik zusam­men und pla­nen den gemein­sa­men Kick-Off-Ter­min mit dem Kunden.

Ein gut vor­be­rei­te­ter Pro­jekt-Kick-Off ist von ent­schei­den­der Bedeu­tung, um sowohl orga­ni­sa­to­ri­sche als auch inhalt­li­che Aspek­te abzu­stim­men und eine glei­che Erwar­tungs­hal­tung sowie ein gemein­sa­mes Ver­ständ­nis zu schaf­fen. Im Fol­gen­den wollen wir die wich­tigs­ten Punk­te eines erfolg­reichen Kick-Offs beleuchten.

Organisation ist ein Mittel, die Kräfte des Einzelnen zu vervielfältigen.

Orga­ni­sa­to­ri­sche Themen ste­hen zu Beginn eines Pro­jekts im Vor­der­grund. Die rei­bungs­lo­se Über­ga­be von Sales an das Pro­jekt­ma­nage­ment ist essen­ti­ell, um sicher­zu­stel­len, dass alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen und Erwar­tun­gen in das Pro­jekt mit ein­flie­ßen. In dem gemein­sa­men Kick-Off, in dem es vor allem um das Ken­nen­ler­nen des Teams, das Vor­ge­hen und den Pro­jekt­um­fang geht, wird der fina­le Pro­jekt­ab­lauf­plan bestä­tigt und es werden wich­ti­ge orga­ni­sa­to­ri­sche Details, wie Urlaubs­zei­ten und inter­ne Sperr­zei­ten berücksichtigt.

Die Klä­rung von offe­nen Fra­gen des Kun­den und die Fest­le­gung der Teil­neh­mer für zukünf­ti­ge Work­shops in der Phase der Stra­te­gie­ent­wick­lung stel­len sicher, dass alle Stake­hol­der von Anfang an ein­ge­bun­den sind und Ent­schei­dun­gen wäh­rend des Pro­jekts zügig getrof­fen werden können.

Unse­re Kol­le­gin Nadja (Lei­tung der Pro­duct Owner) dazu:

“Bei jedem Pro­jekt­start bespre­chen wir die Pro­jekt­zie­le und Rah­men­be­din­gun­gen im Detail. Wir ach­ten dar­auf, alle wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen abzu­klä­ren, ohne den Kun­den zu über­for­dern. Aber grund­sätz­lich gilt: lie­ber ein­mal zu viel kom­mu­ni­zie­ren als ein­mal zu wenig”. 

Inhaltliche Themen, die für den Start eine Rolle spielen:

Neben Klä­rung zen­tra­ler orga­ni­sa­to­ri­scher Fra­gen kön­nen erste inhalt­li­che Themen bespro­chen werden, um die Stra­te­gie-Work­shops opti­mal vor­zu­be­rei­ten. Eine Ana­ly­se der aktu­el­len Site­map, der Wett­be­wer­ber und des Geschäfts­mo­dells bie­tet vor Pro­jekt­start wich­ti­ge Ein­bli­cke, um ein tie­fe­res Ver­ständ­nis für die Aus­gangs­la­ge des Kun­den zu erlan­gen und alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten auf den glei­chen Wis­sens­stand zu brin­gen. Ins­be­son­de­re das Erken­nen von Stär­ken und Schwä­chen der Kon­kur­renz ermög­licht es im wei­te­ren Pro­jekt­ver­lauf, maß­ge­schnei­der­te Lösun­gen zu ent­wi­ckeln, die den Kun­den von sei­nen Wett­be­wer­bern abheben.

Erwartungen müssen kommuniziert werden.

Ein effek­ti­ver Pro­jekt-Kick-Off dient nicht nur dazu, orga­ni­sa­to­ri­sche und inhalt­li­che Aspek­te zu klä­ren, son­dern trägt auch maß­geb­lich zum Erwar­tungs­ma­nage­ment bei. Indem von Anfang an klare Ver­ein­ba­run­gen getrof­fen und offe­ne Fra­gen geklärt werden, wird das Fun­da­ment für eine erfolg­rei­che Zusam­men­ar­beit gelegt. Ein trans­pa­ren­ter Kom­mu­ni­ka­ti­ons­stil und die regel­mä­ßi­ge Über­prü­fung des Pro­jekt­fort­schritts durch Sta­tus Calls ermög­li­chen, even­tu­el­le Hin­der­nis­se früh­zei­tig zu iden­ti­fi­zie­ren und zu lösen.

In unse­rem Blog­artikel zum Thema Erwar­tungs­ma­nage­ment und Pro­jekt-Kick-Off bie­ten wir wei­te­re Ein­bli­cke und Best Prac­ti­ces, wie wir den Erfolg unse­rer Pro­jek­te gewährleisten.